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De l'utilité de la note de débours


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Dimanche 19 Mai 2013




De nombreux actifs décident aujourd'hui d'exercer une profession indépendante. Travailler pour son propre compte procure quelques avantages certains, mais il est également reconnu que cela impose très souvent la maîtrise de domaines connexes comme la gestion ou la législation. Devenir autoentrepreneur, évoluer en profession libérale ou gérer une microentreprise ne s'improvisent donc pas. Des règles doivent être respectées en ce qui concerne la comptabilité par exemple. Dans ce domaine en particulier, l'utilisation de la note de débours crée souvent l'ambiguïté. Comment et dans quel cas l'utiliser ?


De l'utilité de la note de débours
Les débours et les frais dans le cadre des prestations
La gestion d'une microentreprise ou le statut de profession libérale nécessite de connaître quelques notions essentielles de comptabilité. Parfois, lors de l'établissement d'une facture pour un client ou lors de l'enregistrement de la comptabilité, des frais accessoires aux prestations réalisées sont constatés. Il s'agit par exemple de frais de déplacement ou d'hébergement, de frais postaux ou de livraison de colis indispensables à la réalisation des travaux demandés par le client. Ces multiples prestations ont un coût et l'accumulation de celles-ci dans les écritures comptables peuvent influencer globalement le décompte final dans un bilan annuel. Si l'entrepreneur n'utilise pas le système adéquat pour son écriture comptable, il risque de greffer ces coûts complémentaires à son chiffre d'affaires, ce qui influencera assurément sur le montant global de la contribution à l'État.
Les notes de débours et les notes de frais
Pour consigner facilement ces dépenses et se faire rembourser par le client, les systèmes de la note de débours et de la note de frais sont les plus indiqués. Le débours désigne en fait les frais engagés par le prestataire au nom et pour le compte de son client. Ainsi, l'entrepreneur règle des dépenses facturées au nom de son client. Celui-ci jouit au final des éventuelles garanties ou du service après-vente proposé dans le cadre de ces achats. Les frais quant à eux sont des dépenses accessoires indispensables à la réalisation des prestations conclues avec le client. Ils sont généralement constitués par les frais de déplacement, de repas ou d'hébergement et sont facturés au nom de l'entrepreneur. Un accord préalable doit être convenu avec le client pour le remboursement de ces derniers.
Des pièces justificatives pour les achats au débours
Dans le cadre de la réalisation de ses prestations, un entrepreneur peut donc être amené à régler un achat pour le compte de son client. Adressée au nom de ce dernier, la facture est dans un premier temps payée par l'entrepreneur. Ensuite, à l'achèvement des travaux stipulés dans le contrat, le client se chargera de rembourser le montant engagé par le prestataire pour ces achats. Cette opération nécessite au préalable un mandat en vertu duquel le client consent au système d'achat au débours. Selon les dispositions en vigueur, cet accord préalable entre l'entrepreneur et son client doit être consigné par écrit. Pour se faire rembourser, le prestataire livrera à son client un double de la facture de l'achat au débours et éventuellement le mandat préalable qui vaut engagement de ce dernier.
Une comptabilité claire pour les notes de débours

Lors de l'enregistrement des notes de débours dans sa comptabilité, l'entrepreneur ne doit pas se tromper, car ces achats particuliers ne sont pas à comptabiliser dans son chiffre d'affaires, et encore moins à greffer dans les charges de son activité. Il advient ainsi de les enregistrer en tant que débit dans le compte 467, de la classe 4. Enfin, dans le cas de la note de débours, le remboursement effectué par le client se fait au centime d'euros près, l'entrepreneur n'ayant effectivement pas le droit de toucher un quelconque bénéfice sur les frais qu'il a engagés. La note de débours est donc globalement assimilable à un transfert de charge, car aucun bénéfice ne résulte de l'opération.
Notes de débours et autoentrepreneur
Dans le cas d'un autoentrepreneur, le recours à la note de débours est généralement moins avantageux pour le client lorsque celui-ci est assujetti à la TVA. Une autoentreprise ne peut effectivement pas se faire rembourser cette taxe, car elle doit toujours effectuer ces achats toutes taxes comprises en raison de sa franchise à la TVA. Ainsi, si le client de l'autoentrepreneur décide de contracter un achat au débours, il paiera un montant TTC alors qu'il peut bénéficier d'un remboursement de la TVA s'il effectuait l'achat lui-même. Cette particularité est toujours à communiquer au client lors de l'établissement d'un mandat pour l'utilisation du système de la note de débours.




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