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Submersion d’emails


Jeudi 14 Avril 2016




Un coach explique comment venir à bout du trop plein d’emails afin d'éviter l’overdose.


Submersion d’emails
Quand il n’y en a plus, il y en a encore. Quoi ? Des emails. Et trop de mails tuent le mail. Quand on parle de ce nouveau syndrome, le syndrome de submersion, on accuse en premier lieu le flux incessant d’emails qui arrivent dans notre boîte chaque jour. Si on ne fait rien, on risque d’avoir sa messagerie saturée, voire de craquer soi-même ou d'imploser.
 
Pour ne pas en arriver là, le coach et expert en informatique, Luc Démaret, auteur de Gérez efficacement vos mails avec Outlook 2013, paru aux éditions ENI, livre ses conseils astucieux pour « pour lutter contre les spammers, supprimer les mails et réorganiser sa messagerie au quotidien », explique le site madame.lefigaro.fr.
 
Le plan d’attaque s'articule en quatre grands axes. Il suit « l'architecture Outlook ». Mais cette dernière est aisément transposable sur les autres systèmes de messagerie. En premier lieu, il convient d’identifier les « floodeurs », ceux qui « floodent ». Autrement dit, ceux, toujours les mêmes, qui vous inondent de mails chaque jour. Et des mails par dessus le marché, sans aucun intérêt. Pour y remédier, Luc Démaret conseille et explique comment créer un sous-dossier spécial dans sa boîte de réception, « dans lequel seront automatiquement redirigés ces mails. »

L’autre pierre angulaire est de résilier les abonnements aux spams inutiles. Parce que vous avez acheté un objet en ligne, vos coordonnées se baladent et vous recevez tout et n’importe quoi : des publicités pour des assurances vie, des vêtements discount, des volets roulants, et même pour prévoir votre enterrement. Systématiquement, et dès qu’on ouvre ces mails, il s’agit de se désinscrire de la liste de diffusion, même chose pour les newsletters. « Si on n'autonomise pas ses mails, on se retrouve vite débordé. Sans compter que les informations vraiment importantes seront noyées dans le flux », souligne Luc Démaret.

Une bonne habitude à prendre : prioriser ses mails. Pour ce faire, il s’agit de créer deux dossiers de réception : « à traiter pour les urgences du jour, et pour information, où vous glisserez les mails qui peuvent attendre. On peut aussi trier en faisant des dossiers selon les projets. » Sans oublier de rouvrir les dossiers pour faire le tri ! Selon Luc Démaret, « vous vous rendez compte que tous ces mails gardés par acquis de conscience ne servent à rien. Supprimez-les (…) Si vous ne souhaitez même pas prendre la peine de trier vos dossiers régulièrement, allégez-vous de cette tâche en programmant un archivage automatique.  »

Enfin, l’idée est d’avoir une boîte mail tout le temps vide. Dès qu'un mail arrive, explique le coach, « il doit être placé ou supprimé. C'est comme un lave-vaisselle. Tout doit être rangé dans les placards pour laisser la place. » un bon moyen d’éviter la submersion. D’après une étude de l'Observatoire sur la responsabilité sociétale de l'entreprise réalisée en 2011, « un employé passe en moyenne deux heures par jour à gérer ses mails. » Et en plus, on gagne du temps.

Gérez efficacement vos mails avec Outlook 2013, Luc Démaret, (ENI).

Béatrix Foisil-Penther
Journaliste, rédactrice, conceptrice, auteur et literary scout. En savoir plus sur cet auteur



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